ŞUBE YÖNETİCİLERİNİN DERNEK
ÇALIŞMALARINDA DİKKAT ETMELERİ GEREKEN BAZI ÖNEMLİ HUSUSLAR
A- GENEL KURUL TOPLANTILARI:
Tüzüğümüzün
33.maddesinde yer alan hükümlere istinaden yapılacaktır.
B- YÖNETİM KURULU TOPLANTILARI:
Tüzüğümüzün
37.maddesinde yer alan hükümlere göre en az ayda 1 kez toplanır.
C- DENETLEME KURULU TOPLANTILARI:
Tüzüğümüzün
41.maddesinde yer alan hükümlere göre en az 3 ayda bir kez toplanır ve Yönetim
Kurulunun tüm işlemlerini denetler. İncelemeye ilişkin kararlarını karar
defterine yazarak altını imzalarlar ve kararın bir örneğini Genel Merkeze
gönderirler, bir örneğini de Şube Yönetim Kurulu’na verirler.
D- ŞUBELERİN HESAPLARI:
Tüzüğümüzün
40.maddesinde yer alan hükümlere göre hesaplar üzerinde işlemleri yaparlar.
Şubeler hesap durumları ile ilgili raporlarını (6) ayda bir Genel Merkeze
bildirmek zorundadırlar.
E- ÜYELİK MÜRACAATLARI :
Tüzüğümüzün 6, 7 ve
8.maddelerinde yer alan hükümlere göre gerçekleştirilir.
Üyelik Müracaat
Formları; üye tarafından okunaklı bir
şekilde bilgilerin tamamı daktilo ve/veya bilgisayarla doldurulmuş, fotoğraf
yapıştırılmış ve imzalanmış olarak 2 adet tanzim edilir ve 1
adet nüfus cüzdanının ön ve arka yüzünü gösterir fotokopisi eklenerek Şube
Yönetim Kuruluna teslim edilir.
Şube Yönetim Kurulu;
Üyelik müracaatları hakkında hazırladığı resmi üst yazıya, üyelik müracaatında
bulunan üyelerin adı, soyadı ve hakem/gözlemci görevlerinin belirtildiği
Yönetim Kurulu Kararı fotokopisini, fotoğraflı 2 adet Üyelik Müracaat Formunu,
üyeye ait fazladan 1 adet vesikalık fotoğrafı ve Genel Merkez hesabına
yatırılmış olan Üye Giriş Aidatı ve Üye Yıllık Aidatı Genel Merkez Payı’nı
gösteren banka dekontunu ekleyerek ilgili Bölge Sorumlusu Genel Merkez Yönetim
Kurulu üyesine gönderir. Toplu müracaatlarda Üye Giriş Aidatı ve Üye Yıllık Aidatı
toplu olarak yatırılarak tek bir dekontta gösterilebilir.
Belirtilen belgelerde
eksiklik olması durumunda Genel Merkezce işlem yapılamaz, ilgili belgeler
şubeye iade edilir.
F- ÜYELİKLERİN SONA ERDİRİLMESİ:
Tüzüğümüzün
10.maddesinde yer alan hükümlere göre gerçekleştirilir. Şube Yönetim Kurulu;
Üyeliklerin sona erdirilmesi hakkında hazırladığı resmi üst yazıya, üyeliğe son
verme gerekçesinin üyelerin adı-soyadı ve genel merkez üye numaralarının
karşısına açıkça belirtilmiş olduğu Yönetim Kurulu Kararı fotokopisi ve üye
formlarını ekleyerek, (Kararlar;
“....... nedeniyle üyeliklerinin sona erdirilmesi için Genel Merkez Yönetim
Kurulunun onayına sunulmasına.” şeklinde alınacaktır.) ilgili Bölge Sorumlusu Genel Merkez Yönetim Kurulu
üyesine gönderir.
Tüm Şube
Başkanlıklarımız, kayıtlarını en az (6) ayda bir gözden geçirmelidir ve mutlaka
her yılın sonunda Dernek ile herhangi bir bağı kalmayan ve/veya üyelik
vecibelerini zamanında (en geç 31 Aralık tarihine kadar) yerine getirmeyen
üyelerin kayıtlarının iptal edilmesi için yukarıda belirtilen işlemleri
gerçekleştirmek zorundadırlar.
G- ASİL ÜYELİKLERİN DEVAMI:
Tüzüğümüzün 10.maddesi 6.bendinde yer alan hükümlere
göre gerçekleştirilir.
H- ÜYE KİMLİK KARTI MÜRACAATLARI:
Tüzüğümüzün
9.maddesinde yer alan hükümlere göre gerçekleştirilir. Şube Yönetim Kurulu; Üye
Kimlik Kartı müracaatları hakkında hazırladığı resmi üst yazıya, Kimlik Kartı
müracaatında bulunan üyelerin adı, soyadı ve hakem/gözlemci görevlerinin
belirtildiği Yönetim Kurulu Karar fotokopisini,
1 adet Üyelik Müracaat Formunu (Üyelik Müracaat Formunun fotoğraflı
fotokopisi olabilir), üyeye ait 1 adet vesikalık fotoğrafı (Kimlik Kartına
yapıştırılacağı için formun üstüne yapıştırılmamalıdır) ve Genel Merkez
hesabına yatırılmış olan Üye Kimlik Kartı Bedelini gösteren banka dekontunu
ekleyerek Genel Merkez adresine gönderir. Toplu müracaatlarda Üye Kimlik Kartı
Bedeli toplu olarak yatırılarak tek bir dekontta gösterilebilir.
(Kimlik Kartı
Müracaatı hakkındaki Yönetim Kurulu Kararı ayrı olarak belirtilmek kaydıyla
Üyelik Müracaatları ile birlikte karar altına alınabilir ve Kimlik Kartı
Bedeli, Üye Giriş Aidatı ve Üye Yıllık Aidatı Genel Merkez Payı ile birlikte
yatırılabilir.)
İ- RESMİ YAZIŞMALAR:
Şube
Yönetimleri Genel Merkez ve diğer Kurum ve Kuruluşlar ile yapacakları resmi
yazışmalarında;
1.
Antetli
Resmi Üst Yazı (Sayı, Konu ve Tarih belirtilerek) kullanacaklardır.
2.
Faks
yoluyla yapılan yazışmalarda evrakların asılları bilahare gönderilecektir.
3.
Konuya
ilişkin evraklar (Yönetim Kurulu Karar Fotokopisi, İstifa Dilekçeleri, Yetki
Belgeleri, Şikâyet Dilekçeleri, Tutanaklar, Gazete örneği, Genel Merkez
tarafından gönderilmiş maktu evraklar, İcmal listeleri, v.b. gibi) üst yazıya
eklenecektir.
4.
Yazışmalar
konunun mahiyetine göre (Kimlik kartı müracaatı, askerlik sonrası vize
yenileme, adres değişikliği, malzeme talebi, v.b. rutin yazışmalar haricinde)
Genel Merkeze gönderilmeden önce mutlaka ilgili Bölge Sorumlusu Yönetim Kurulu
üyesine gönderilecektir. Bölge Sorumlusu Yönetim Kurulu Üyesinin bilgisi
olmayan başvurular dikkate alınmayacaktır.
5.
Şube
Yöneticilerinin; yapacakları çalışmalarına ışık tutması ve gerçekleştirmeyi
planladıkları faaliyetlerinde herhangi bir sıkıntı veya sorunla
karşılaşmamaları bakımından, emin olmadıkları bir konuda herhangi bir karar
almadan veya işlem yapmadan önce Dernek Tüzüğünü ve 2908 Sayılı Dernekler
Kanunu dikkatle incelemeleri, konunun mahiyetine göre Genel Merkezimiz, ilgili
Genel Merkez Yönetim Kurulu Üyelerimiz veya Valilikler bünyesindeki İl
Dernekler Müdürlüğü yetkililerinden konu hakkında detaylı olarak bilgi ve
yardım almaları uygun ve sağlıklı olacaktır.
6.
Şube
Yöneticilerinin derneğimiz adına illerinde gerçekleştirmeyi planladıkları
sosyal etkinlikler (Balo, Yemek, Konferans, Panel, Açılış, v.b.) öncesinde
Genel Merkez Yönetim Kurulumuzca gereken ilgi ve desteğin sağlaması bakımından,
konu hakkında Genel Merkezimizi yazılı olarak resmi müracaatla
bilgilendirmeleri gerekmektedir.
7.
Şube
Yöneticileri; illerinde meydana gelen olaylar veya faaliyetler hakkında
derneğimiz adına yapacakları yayınlardan (Basın Açıklaması, Basın Toplantısı,
Dergi, Bülten, Web Sayfası, v.b.) önce konu hakkında Genel Merkezimizi yazılı
olarak (durum aciliyet gerektiriyor ise sözlü olarak) resmi müracaatla
bilgilendireceklerdir.
8.
Vize
yenileme dönemi içersinde veya mazeretleri nedeniyle daha sonra Vize Bedeli ve
Üye Yıllık Aidat Bedelini yatıracak üyeler için, Genel Merkeze Şube
Yönetimlerince antetli resmi üst yazı, banka dekontunun örneği ve icmal tablo
doldurularak (mazeretli olanlar için durumlarını belgeleyen evraklar eklenerek)
müracaat yapılacaktır. Bu konudaki münferit müracaatlar kabul edilmemektedir.
9.
Üyelik
işlemlerinin aksamadan yürütülmesi ve üyelerimizin bu konuda bir sıkıntı
yaşamamaları ve Şubelerimiz ile Genel Merkezimiz kayıtlarında mutabık kalınması
bakımından belirli dönemlerde (en az 6 ayda bir, en geç her yıl sonunda), asli
görevleri nedeniyle nakil gelen ve nakil giden, üyeliklerine son verilmesi
gereken üyelerin durumları prosedüre uygun olarak Genel Merkeze
bildirilecektir.
J- DİSİPLİN UYGULAMALARI:
Şube
Yönetimlerinin Tüzüğümüz hükümleri gereğince; Disiplin Kurulunu ilgilendiren
konular hakkında ifade ve savunma alma veya soruşturma yapma yetkileri yoktur,
ancak konuyu belgeleri ile birlikte Genel Merkez’e ulaştırmakla yetkili ve
yükümlüdürler.
K- HUKUKSAL DESTEK:
Üyelerimizin
görevlendirildikleri müsabakaların esnasında veya sonrasında sözlü veya fiili
saldırıya maruz kalmaları durumunda; Kanunda yapılan son düzenlemeyle Devlet
Memuru statüsüne sahip olmaları nedeniyle, şikayetlerini karakol ve savcılık
soruşturması sırasında mutlaka bu niteliklerini vurgulayarak gerçekleştirmeleri
kendilerinin lehine olacaktır. Söz konusu saldırı fiili ise mutlaka geçici ve
sonrasında kati doktor raporu alınması gerekmektedir. Ayrıca müsabakaya
atandıklarına dair yazı ile hakem ve gözlemci raporlarının örneklerinin de
şikayet dosyasına eklenmesi gerekmektedir. Üyelerimiz bu davalarda şikayetçi
(müşteki) konumunda oldukları için ayrıca avukat tahsis edilerek
savunulmalarına gerek yoktur. Ancak
konunun Federasyon, ASKF. ve gerekiyorsa
TÜFAD nezdinde takibinin yapılabilmesi için Genel Merkezimize bildirilmesi
gerekmektedir.
Bu
konu hakkında; www.tffhgd.org.tr
adlı web sitemizin “Talimat
ve Kitapçıklar” başlığı altında yer
alan bölümünde bulunan “Hukuk El Kitabı” incelenerek daha detaylı olarak bilgi
edinilebilir.
L- DERNEKLER GENEL BEYAN FORMU:
5253
sayılı Dernekler Kanunu'nun 19/1 maddesinde belirtilen "Dernekler, yılsonu
itibarıyla faaliyetlerini, gelir ve gider işlemlerinin sonuçlarını
düzenleyecekleri beyanname ile her
yıl Nisan ayı sonuna kadar mülki idare amirliğine vermekle
yükümlüdürler. Beyannamenin düzenlenmesine ilişkin esas ve usuller yönetmelikte
düzenlenir." hükmünün yerine getirilmesi gerekmektedir. Konu hakkında
detaylı bilgiler www.dernekler.gov.tr
adresi ziyaret edilerek "Beyannameler
Hakkındaki Genelge" bölümünden
alınabilir.